5 mini projets d’organisation pour bien démarrer la nouvelle année

Nous sommes déjà à quelques jours de la fin du mois de janvier ! C’est la période où on commence à abandonner petit à petit nos résolutions de la nouvelle année et où le froid et la grisaille nous plongent dans la déprime de l’hiver. Aujourd’hui, je vous propose 5 petits projets d’organisation qui ne vous prendront pas plus de 30 minutes et qui vous permettront de gagner en productivité en ce début d’année et de vous remotiver pour reprendre vos objectifs.

1. Organisez votre portefeuille

Commençons par un premier projet tout simple : votre portefeuille ! Nos portefeuilles et compagnons ont souvent tendance à s’encombrer avec des cartes bancaires, cartes de fidélité, des pièces de monnaie et des tickets de caisse en tout genre. Ils deviennent vite lourds et on perd un temps énorme à sortir sa carte bancaire ou sa carte de transport quand on en a besoin. Il m’est déjà arrivé de renoncer à sortir une carte de magasin pour ne pas perdre mon temps -et celui de la caissière- à la chercher dans mon portefeuille.

Votre objectif principal en réorganisant votre portefeuille est de transporter le minimum possible. Vous ne devez avoir sur vous que 3 choses : une pièce d’identité, des moyens de paiement et vos cartes de service (cartes de transport et badges d’entreprise) et c’est tout.

Commencez donc par vider complétement votre portefeuille. Si vous constatez des tâches, ou de la poussière dessus, nettoyez-le avec un chiffon humide.

Ensuite, triez tout le contenu que vous avez sorti en différentes catégories : les pièces d’identité, les cartes bancaires, les cartes de magasin, les billets et pièces de monnaie et tout le reste. Débarrassez-vous des tickets de caisse, coupons de réduction expirés et bouts de papier qui traînent dans votre portefeuille depuis des mois. Sortez les petites pièces jaunes qui ont tendance à alourdir et déformer le portefeuille. Déposez-les dans un porte-monnaie séparé, un bocal ou une tirelire.

Pour les cartes de fidélité de vos magasins préférés, pourquoi ne pas passer au tout numérique ? Les applications de gestion des cartes de fidélité comme FidMe ou Stocard sont très simples d’utilisation et permettent d’alléger votre portefeuille.

Enfin, ne replacez que le nécessaire dans votre portefeuille : une seule pièce d’identité, une seule carte bancaire, vos cartes de services et quelques billets soigneusement rangés si vous tenez à avoir du cash sur vous! Pour vos futurs tickets de caisse et talons de carte bancaire, il est peut être temps d’investir dans un de ces portes cartes magiques. Ils sont bluffants ! l’accès à vos cartes est simplifié et les tickets se rangent tous seuls en un seul geste comme par magie.

2. Triez vos tickets de caisse

Que faites-vous de vos tickets de caisse, reçus de paiement par cartes bancaires et factures ? Même si je suis adepte du zéro papier, il y a un intérêt à garder ces petits papiers pendant un certain temps.

J’ai essayé plusieurs solutions de tri et de classement par le passé et celle qui me convient pour l’instant est la suivante : je les classe au fur et à mesure dans un classeur comme celui-là et une fois par an je fais un grand tri.

Mon classeur dispose d’une pochette par mois dans laquelle je mets toutes les factures et tous les reçus du mois en question. Pour ma part je garde tout, y compris les achats alimentaires et même les tickets de parking. Cela me permet de retrouver facilement le détail de mes achats pour les saisir dans mon logiciel de gestion de budget, pour pointer les montants débités sur mon relevé bancaire et aussi pour comparer l’évolution des prix de certains biens sur plusieurs mois.

Une fois par an je fais le tri dans ce grand classeur. Je commence par me débarrasser des anciens tickets et reçus qui ne me sont plus utiles. Pour les achats importants et le matériel sous garantie (meubles, électroménager et matériel informatique), je numérise les factures et je les archives ensuite dans une boite.

Ce que je vous propose pour ce projet est de profiter de ce début d’année pour créer ou peaufiner votre système de rangement de factures et tickets de caisse. Rassemblez tous les tickets qui trainent dans les quatre coins de la maison, dans votre sac, votre portefeuille et vos poches. Triez-les par mois et débarrassez-vous des tickets et reçus inutiles. Pour le reste, numérisez-les, ou prenez une photo avant de les archiver. C’est important car l’encre a tendance à s’effacer avec le temps.

3. Triez vos cartes de visites

Les cartes de visites ont survécu à l’ère du numérique, en 2019 elles font encore de la résistance. Même si on estime que 88% sont jetées au bout d’une semaine, nous avons tendance à les accumuler par dizaines, voire par centaines tout au long de l’année et leur gestion devient vite un casse-tête. Personnellement, et malgré tous mes efforts pour les éviter, je me suis retrouvée en ce début d’année avec pas moins de 50 cartes de visites! Alors que faire de ces bouts de papiers qui nous envahissent?

Commencez par sortir toutes vos cartes et les rassembler dans un même endroit. Cherchez dans votre portefeuille, votre sac, votre voiture, votre bureau, vos tiroirs, etc. et mettez le tout devant vous sur une table ou un bureau.

Vient maintenant la partie la plus « fun » ! Votre objectif pour ce projet est de ne gardez plus aucune carte car franchement en 2019 vous n’avez plus besoin de garder des contacts en papier. A la limite, vous pouvez garder une ou deux cartes qui ont une valeur sentimentale pour vous. Pour tout le reste voici comment procéder :

Faites un premier tri dans vos cartes et jetez immédiatement celles qui sont très anciennes, celles dont le nom du contact ne vous évoque rien du tout, celles qui ne sont plus d’actualité car vous savez que leur propriétaire a changé de fonction ou de numéro de téléphone. Et puis toutes ces cartes de visites de restaurants, cafés, hôtels et commerces que l’on collectionne facilement et qui ne serviront jamais.

Pour les cartes de visites qui ont survécu au premier tri, le mot d’ordre est NUMERISER. Là vous avez le choix entre plusieurs options : la plus classique étant de saisir les données de vos contacts sur un fichier Excel, mais cette activité reste fastidieuse et chronophage.

Vous pouvez aussi opter pour une application de gestion de cartes de visite comme  Camcard (Android), Samcard (iPhone). Ces applications permettent de numériser les cartes de visites, les mettre à jour, les regrouper par catégorie et les échanger avec d’autres utilisateurs.

Il y a aussi Evernote -c’est la solution que j’utilise- qui dispose d’une fonction gestion de cartes de visites. Il suffit de prendre une photo de votre carte avec votre téléphone et Evernote se charge d’enregistrer les données de la carte sur une fiche contact. Notez que cette fonction n’est pas disponible sur la version gratuite, vous devez enregistrer les détails du contact manuellement.  Cependant, si vous connectez votre Evernote à votre compte LinkedIn vous bénéficier gratuitement de cette fonction pendant un an.

L’avantage de ces solutions numérique c’est de pouvoir accéder à vos contacts à n’importe quel moment et de n’importe quel appareil. Profitez de cette petite séance d’organisation pour mettre en place un système d’organisation pour vos futures cartes de visite.

4. Nettoyez vos appareils mobiles

Voici un petit projet d’organisation que vous pouvez faire devant la télé. On n’y pense pas souvent, mais les écrans de nos appareils mobiles sont souvent plus sales que nos cuvettes de toilettes ! Pourtant la plupart des gens ne nettoient jamais leurs téléphones.

Commencez donc par sortir tous vos appareils numériques : téléphone, tablette, ordinateur portable, éteignez-les et nettoyez minutieusement vos écrans, les touches et les étuis. Attention à ne pas utiliser de l’eau, de l’alcool ou du savon directement sur votre écran. Préférez plutôt un produit spécialement conçus pour cet effet avec un chiffon en microfibres. Vous pouvez trouver dans les commerces des kits de nettoyage pour les écrans de PC, appareils mobiles et objectifs d’appareils photos.

Rallumez ensuite vos appareils et réorganisez vos icônes et vos applications. Si comme moi, vous aimez tester et donc installer plusieurs jeux et applications sur vos différents appareils mobiles, vous avez besoin d’une méthode de rangement de ces icônes pour pouvoir s’y retrouver.

Procédez ensuite icône par icône et supprimer les icônes inutilisées, supprimez les applications que vous n’utilisez pas. Pour les applications restantes, je vous propose 3 idées de rangement : vous pouvez les classer par couleur, par thème (réseaux sociaux, applications pratiques, jeux, etc) ou par fréquence d’utilisation. Voici une autre astuce : regroupez vos icônes dans des dossiers ou sur des écrans séparés.

Profitez-en aussi pour lance un nettoyage complet de votre système avec une application de nettoyage comme CCleaner ou Clean Master (pour Android). Ces applications vont supprimer les fichiers indésirables de votre smartphone ou tablette et vous permettront de gagner de l’espace de stockage sur votre appareil et d’améliorer sa performance.

Vous pouvez aller plus loin en supprimant les SMS et MMS trop anciens et les photos en double qui prennent trop de place. Pourquoi ne pas en profiter aussi pour changer les fonds d’écran de vos appareils ?

5. Videz votre Inbox

Pour ce dernier projet d’organisation, vous allez vous attaquer à votre boite de réception. Votre objectif pour cette action est une « Inbox zéro » ou le zéro mail dans la boite de réception. Si vous croulez sous les mails non lus comme 99,99% des gens qui utilisent une adresse mail, c’est le moment idéal pour agir (ok j’ai inventé ce chiffre !) . Perso, rien que pour la journée d’hier j’ai reçu 255 emails ! Il s’agit pour la plupart de newsletters de blogueurs et sites auxquels je suis abonnée et que j’aime lire. Mais soyons honnêtes, personne n’a le temps d’ouvrir tous ces mails.

Alors de temps en temps, j’organise une petite séance « Inbox Zéro » que j’étends aussi aux différents dossiers et sous dossiers de ma boite mail.

Ma méthode est toute simple. Je commence par vider les dossiers Spam et Corbeille. Je m’attaque ensuite des mails de notification des réseaux sociaux. Je n’ai pas besoin de recevoir les notifications et suggestions de Pinterest, Facebook, Twitter et compagnie sur mon adresse mail. Il y a un lien pour se désabonner des listes de ces réseaux sociaux en bas de chaque message.

Ensuite je fais le ménage dans toutes les newsletters auxquelles je suis abonnée. Cela ne sert à rien de rester inscrite à des sites si on a jamais le temps de les lire. Pour cela j’utilise Gmail Unsubscriber (gratuit) qui en un seul clic me désabonne de toutes les listes que je ne désire plus recevoir dans ma boite de réception. Cleanfox (gratuit) et Mailstrom (payant) sont des alternatives à Gmail Unsubscriber et fonctionnent avec le même principe.

Pour les autres mails dans ma boite de réception (mails perso, professionnels et suivi de mes commandes en ligne), je les déplace dans des dossiers spécifiques selon leur objet, leur degré d’urgence et l’action qu’ils requièrent. Je finis par parcourir mes dossiers et mes sous dossiers pour ouvrir les mails non lus et supprimer les messages non importants.

J’espère que ces idées vous motiveront pour attaquer l’année de bon pied et mettre un peu d’ordre dans votre quotidien. Avez-vous des astuces pour bien démarrer la nouvelle année ?

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